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Processus de préparation de l’espace de réunion

Bonjour,

Je vous présente ici ma Check-List que j’utilise pour être certain que je n’ai rien oublié avant l’arrivée d’un groupe.

Ce processus se divise en 4 étapes :

• 1 – Les EXTRAS : le matériel demandé, les boissons, viennoiseries, goûter
• 2 – Préparation de la salle de réunion : configuration, nombre de participant, installation vidéo-projecteur, paperboard
• 3 – Préparation de la cuisine
• 4 – Vérification de la salle de bain, de l’entrée, de l’escalier et de la terrasse

Les Extras

Dans mon offre, je propose du matériel et des prestations pour de la nourriture ou des boissons. Chaque hôte est libre de proposer les extras qu’il veut.

Je propose un petit-déjeuner,

c’est-à-dire des viennoiseries que je vais chercher à la boulangerie. Ma boulangerie favorite Utopie se trouve à 650 mètres, soit 8 minutes à pied. Cette boulangerie propose des viennoiseries différentes d’une qualité exceptionnelle. Par exemple, le roulé au sésame à la farine de charbon végétal, des chaussons aux pommes divins, des croissants aux amandes. Je complète le tout avec une baguette de charbon végétal pour faire découvrir ce produit à mes clients. Il s’agit d’une baguette ‘toute noire’… certaines personnes ne connaissent pas et n’osent pas goûter… quel dommage… les autres ‘aventuriers’ sont conquis !

Je propose un forfait boissons fraîches/ boissons chaudes à volonté,

en complément du petit-déjeuner. J’achète des bouteilles d’eau d’1 litre et 1/2 et je mets à disposition une machine Nespresso avec capsules à volonté. Je prépare également des thermos d’eau chaudes avec 7 ou 8 choix de thés et de tisanes.

Pour agrémenter le tout, j’essaie toujours d’avoir 2 assiettes de clémentines pour avoir une offre avec des fruits (et de la couleur). Parfois, quelques abricots moelleux sont ajoutés. Ces fruits sont offerts à mes clients.

Je propose une pause bio détox.

Pour l’après-midi, Celle-ci comprends un jus de fruits/légumes fait maison avec mon extracteurs de jus (visse lente sans fin). Ceci est un travail non négligeable, il faut aller au marché ou au supermarché, arranger les fruits/légumes, les passer à l’extracteur, mettre le jus dans des bouteilles et tout nettoyer. Il faut compter en 3 et 4 heures. c’est beaucoup d’efforts, mais je fais une petite animation lors du gouter et je demande aux clients de deviner la dizaine d’ingrédients de mon jus… cela permet d’être près du groupe, d’échanger et de montrer un coté assez chaleureux sur un sujet sensible de la santé par l’alimentation. Cette pose détox très appréciée par mes groupes est un peu ma marque de commerce pour me différencier des autres hôtes. Avec ce jus, je propose des grignotines bio de BioCBon. Gingembre confit au chocolat, cranberries, noix de cajou au chili, mangue séchée, mélange de noix et de raisins, etc…

Coté matériel,

je propose 3 éléments : le vidéo-projecteur, l’écran et les Paperboards.

Le vidéo-projecteur doit être assez récent et avoir une bonne luminosité (3000 lumens).

L’écran de projection à télécommande électrique que j’utilise a été commandé chez Amazon pour 125 euros, un bijou.

Les Paperboards viennent de chez Office Dépôt.

J’ai aussi une boite fourre-tout de Papeterie dans laquelle j’ai des post-it, des stylos, du scotch, de la patte à fixe, etc…

Préparation de la salle de réunion

Quelques jours avant la réunion, je contacte l’organisateur et je lui demande combien de participants seront-ils et quelle est la disposition désirée pour la salle de réunion. Classique, U ou théâtre.

La disposition classique est la disposition rectangulaire avec des chaises autour.

On me demande parfois une disposition en U. Cela permet à tous les participants de se voir. Cependant, chez moi, l’espace est un peu étroit, environ 3 mètres de large, et ne s’y prête pas trop.

Parfois, nous poussons les tables de coté et les chaises sont placées ici et là pour une disposition en théâtre.

Les organisateurs divisent parfois leurs collaborateurs en petits groupes, les tables se baladent un peu partout dans la salle. Très populaire pour du team building.

Si besoin, je dispose le vidéo-projecteur sur la table centrale, je connecte les câbles électriques et HDMI. Je dispose également des rallonges électriques sur la table ou sur le sol car les groupes travaillent régulièrement avec un ordinateur par personne présente.

Si besoin, j’installe les Paperboards demandés et les feutres.

Je mets sur la table l’identifiant WIFI et le mot de passe, bien visible, à 3 ou 4 places.

Je mets également à disposition des groupes une rallonge électrique avec des chargeurs et une boîte de mouchoirs. Des petits plus également appréciés.

Je vérifie que le porte-manteau est à sa place. Des ventilos disponibles aussi l’été.

Préparation de la cuisine

Je dispose les verres, les tasses pour le thé, les tasses à café, le sucre, des cuillères, des serviettes, des carafes d’eau, un gel anti-bactérien. Des grandes assiettes pour les viennoiseries, une planche à pain, un couteau à pain. Les services de traiteurs envoient les repas parfois vers 10h30… plats chauds ou froids. Je fais donc de la place dans le frigo. J’ai acheté aussi des boites isothermes pour garder ces repas chauds ou froids.

Je vérifie que les thés, cafés et bouteilles d’eau sont en place. Je rempli les thermos avec l’eau bouillante, prête à utiliser pour le thé.

Préparation du reste de l’espace

Je vérifie la salle de bain, assez de PQ, serviettes et liquides pour les mains, je tourne les bâtonnets diffuseurs pour avoir une odeur agréable.

J’allume une bougie d’ambiance sur le trajet permettant d’accéder à la salle de réunion. Cela permet aux visiteurs de se détendre immédiatement et de se sentir ‘un peu comme à la maison’ et non au bureau… détail important selon moi.

Je vérifie aussi l’entrée de l’appartement. Je passe au besoin un coup de balai s’il y a des feuilles par terres ou de la poussière. Même vérification sur la terrasse, en plus, je nettoie la table et les chaises et je vérifie les cendriers vides.

Conclusion

Pour que la journée avec vos visiteurs se passe bien, cela demande un peu de préparation. En suivant votre check-list, vous saurez que vous n’oublierez rien.

Je suis fier d’avoir accueilli au moins une centaine de groupes différents, j’ai pu les accueillir avec le sourire et en étant détendu grâce à ma check-list.

Je vous souhaite un très bon accueil pour vos futurs groupes 😉

Alain